【見積もり合わせ】依頼手順とメール文例

見積もり合わせの実施手順とメール文例をまとめました。

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① 見積書が貰えるかの確認(メール文例)

まず最初に、購入したい物品の「見積書が無料で貰えるかの確認」を行います。
ここで、購入予定額などは絶対に漏らしてはいけません。

○○○○株式会社
 ○○課
  ○○○○ 様

いつもお世話になっております。
○○市 ○○課 ○○係の○○でございます。

弊所では、別添仕様書にございます事務机一式の購入を検討しています。

つきましては、見積書の提出を無料でお願いできますでしょうか。

今回は、御社の他にも数社、見積書の提出を依頼してます。
提出頂いた見積書のうち、最も有利な金額を提示して頂いた方と契約を締結する予定です。

何卒、よろしくお願いいたします。

●仕様書(事務机一式)
仕様書.pdf

上記の内容を電話で確認を取ると確実です。

② 見積書の提出を依頼(メール文例)

「見積書を無料で提出できる」という回答を貰えれば次のようなメールで見積書を依頼します。
ここで、「提出依頼日」「提出期限日」を各社とも同じにし、公平性を保つことがポイントです。
ここで、「購入予定額」「他の業者の見積額」などは絶対に漏らしてはいけません。

株式会社○○○○
 ○○課
  ○○○○ 様

いつもお世話になっております。
○○市 ○○課 ○○係の○○でございます。

早速のご回答、誠にありがとうございます。

それでは、下記の通り見積書の提出をお願いいたします。

●仕様書(事務机一式)
仕様書.pdf

●提出期限
平成〇〇年○月○日(○)まで

●提出方法
メール送付、郵送、FAXでも可能

ご多忙中恐縮ですが、よろしくお願いいたいます。

③ 見積書の比較(チェックすべき注意点)

2者以上の見積書が届いたら、見積書の比較を行います。
そして、最も金額の安いところを取引先に決定します。

ここで、見積書に以下の不備等がないかしっかり確認します。

チェックすべき注意点
1 仕様書通りの内容か確認(品名・品数など)
2 日付が記入されているか確認(空欄、もしくは契約依頼書より前ならば再提出を依頼)
3 金額に消費税が含まれているが確認

④ 合否の通知(メール文例)

見積もり合わせの合否を業者に通知します。
このとき、先に不採用(不合格)となった会社へ連絡します。
(※不採用となった会社から、安い見積書を再提出したい等の問い合わせがあった場合を考慮するため)

不合格通知

不合格通知のメール文例は次の通りです。

株式会社○○○○
 ○○課
  ○○○○ 様

日頃よりお世話になっております。

○○市 ○○課 ○○係の○○でございます。

先日は見積書を提出して頂き誠にありがとうございました。
事務机一式の購入につきまして、見積もり合わせを実施しました結果、
○○会社様と契約を締結することになりました。

この度は、ご多忙な中見積もり合わせにご参加いただき、誠にありがとうございました。

今後ともよろしくお願いいたします。

メール送付後、電話にして再確認すると尚良いです。

合格通知

合格通知のメール文例は次の通りです。

株式会社○○○○
 ○○課
  ○○○○ 様

日頃よりお世話になっております。

○○市 ○○課 ○○係の○○でございます。

先日は見積書を提出して頂き誠にありがとうございました。
事務机一式の購入につきまして、見積もり合わせを実施しました結果、
御社と契約を締結することになりました。

つきましては、正式に発注(契約)させていただきたく思います。
納品準備を進めて頂きますよう、お願いいたします。
必要書類などの契約手続の詳細は、後日ご相談させて頂きます。

取り急ぎのご連絡となりましたが、何卒よろしくお願いいたします。

メール送付後、電話にして再確認すると尚良いです。
その際、業者に納品可能な時期や必要書類(見積書(原紙)・請求書・納品書)についてもお知らせします。

参考文献・関連ページ
1 見積もり合わせの正しい方法、見積書の依頼方法、不合格の通知方法
2 【公務員入門】起案・財務会計・事務の基礎
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