【契約事務取扱規則】契約書の記名・押印順序

契約書の押印順序について契約事務取扱規則を元にまとめました。

スポンサーリンク

契約書の押印順序

行政機関と企業が契約を交わす際、契約書を作成して当事者が記名押印する必要があります。
その際、契約書は相手先に郵送して記名押印することが多いです。

理由は、契約書の締結名義人は基本的に「法人の代表者(社長)」であり、代表者印を社外へ持ち出すことができないためです。

契約書の「作成」「郵送」の手順・順番

行政機関と企業が契約を交わすの契約書の「作成」「郵送」の手順・順番は次の通りです。

説明
行政機関の契約実務担当者が、相手先会社の担当者(営業や法務部)とメールや電話などで打合せをし、契約条項を双方で確認します。
双方が同意したのちに「契約年月日」「契約当事者の氏名」を記入した契約書をワード等で作成します。
契約書のデータをプリントして製本し、契約書2通(未記名・未押印)を相手先会社側の担当者(営業や法務部)へ送付し、会社側で押印してもらいます。
相手先会社側から契約書2通を返送してもらいます。
行政機関側で契約書2通に押印します。
相手先会社側へ契約書1通を郵送します。(改ざん防止のため、郵送前に会社側へ送る契約書1通のスキャンをとっておく)

ポイントは、契約書の記名押印の順番として、最初に相手先企業側に押印してもらいます。(行政機関は後)
これは、先に行政機関側が押印してしまい、相手先企業側が「契約書を改ざん」「公印を悪用する」のを防ぐためです。

「契約事務取扱規則 第十四条」で定められています。

契約事務取扱規則 第十四条

契約事務取扱規則 第十四条では、契約書の記名押印の順番(行政機関側は後)が定められています。

契約事務取扱規則

第十四条  契約担当官等は、契約の相手方を決定したときは、遅滞なく、契約書を作成しなければならない。
2  契約担当官等が前項の契約書を作成する場合において、当該契約の相手方が隔地にあるときは、まず、その者に契約書の案を送付して記名押印させ、さらに、当該契約書の案の送付を受けてこれに記名押印するものとする。
3  前項の場合において、契約担当官等が記名押印をしたときは、当該契約書の一通を当該契約の相手方に送付するものとする。

参考:契約事務取扱規則

関連ページ
1 【公務員】会計事務手続き 入門
スポンサーリンク
関連記事