契約書の押印順序について契約事務取扱規則を元にまとめました。
契約書の押印順序
行政機関と企業が契約を交わす際、契約書を作成して当事者が記名押印する必要があります。
その際、契約書は相手先に郵送して記名押印することが多いです。
理由は、契約書の締結名義人は基本的に「法人の代表者(社長)」であり、代表者印を社外へ持ち出すことができないためです。
契約書の「作成」「郵送」の手順・順番
行政機関と企業が契約を交わすの契約書の「作成」「郵送」の手順・順番は次の通りです。
– | 説明 |
---|---|
① | 行政機関の契約実務担当者が、相手先会社の担当者(営業や法務部)とメールや電話などで打合せをし、契約条項を双方で確認します。 |
② | 双方が同意したのちに「契約年月日」「契約当事者の氏名」を記入した契約書をワード等で作成します。 |
③ | 契約書のデータをプリントして製本し、契約書2通(未記名・未押印)を相手先会社側の担当者(営業や法務部)へ送付し、会社側で押印してもらいます。 |
④ | 相手先会社側から契約書2通を返送してもらいます。 |
⑤ | 行政機関側で契約書2通に押印します。 |
⑥ | 相手先会社側へ契約書1通を郵送します。(改ざん防止のため、郵送前に会社側へ送る契約書1通のスキャンをとっておく) |
ポイントは、契約書の記名押印の順番として、最初に相手先企業側に押印してもらいます。(行政機関は後)
これは、先に行政機関側が押印してしまい、相手先企業側が「契約書を改ざん」「公印を悪用する」のを防ぐためです。
「契約事務取扱規則 第十四条」で定められています。
契約事務取扱規則 第十四条
契約事務取扱規則 第十四条では、契約書の記名押印の順番(行政機関側は後)が定められています。
契約事務取扱規則
第十四条 契約担当官等は、契約の相手方を決定したときは、遅滞なく、契約書を作成しなければならない。
2 契約担当官等が前項の契約書を作成する場合において、当該契約の相手方が隔地にあるときは、まず、その者に契約書の案を送付して記名押印させ、さらに、当該契約書の案の送付を受けてこれに記名押印するものとする。
3 前項の場合において、契約担当官等が記名押印をしたときは、当該契約書の一通を当該契約の相手方に送付するものとする。
参考:契約事務取扱規則
– | 関連ページ |
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