【起案文例】発議起案・接受起案の違い・よくあるミス

起案における「発議起案」「接受起案」の違いについてまとめました。

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【はじめに】「発議起案」「接受起案」とは

起案は大別すると「発議起案」「接受起案」の2種類があります。
2つの違いは次の通りです。

説明
接受起案 「接受した文書」により起案することです。例えば、外部からの講演会参加の要請があり、講演会事務局から「講演会参加のお願い」等の依頼文書が届き、それに対して参加するという返信を返す場合は、接受起案を立てます。
発議起案 「発議」により起案することです。例えば、外部からの講演会参加の要請や依頼文書はないが、講演会へ参加する起案を立てる場合は発議起案となります。

【発議起案】起案文面のポイント

発議起案における起案文面の書き方のポイントは次の通りです。

ポイント
1 起案内容の根拠(事業計画・目標、法令、規則、関連する過去の起案情報など)を記載し、本件の実施について伺います。
2 委嘱、出席又は派遣させる職員の所属部署及び名前を記載します。
3 収入・支出が発生する場合、その「金額」「収入先・支出元の予算科目コード・予算科目名」を記載します。

【接受起案】起案文面のポイント

接受起案における起案文面の書き方のポイントは次の通りです。

ポイント
1 接受文書が、「何時」「どこから」「誰宛」に届いたのか記載します。
2 接受文書の内容を承認 or 未承認とするかを根拠とともに記載する。
3 収入が発生する場合、規程類に基づいて徴収するか、接受文書に基づき徴収するのかを根拠とともに記載する。

【文例】接受起案

起案例
件名 ○○○○について
本文 上記の件名について、平成○年○月○日付け第○号をもって○○から別添のとおり依頼がありました。 依頼内容を検討した結果、(事業計画、法令、規則等を記入)に基づき、(実施の必要性等を記入)から、次案のとおり回答してよろしいか伺います。
添付資料 【案】○○○○についての承諾(回答書)

※接受起案の場合、事前に相手方から送付された文書等を接受する必要があります。
※接受した文書の情報(日付、文書番号)を本文冒頭に記載します。
※必要に応じて、【別紙】を作成し、起案の「経緯」「必要性(事業計画、法令、規則等のどこに資するか)」「メリット」を説明したものを記載して添付します。

【文例】発議起案

起案文例
件名 ○○○○について
文面 上記の件名について、(事業計画、法令、規則等を記入)に基づき、(実施の必要性等を記入)から、次案のとおり回答してよろしいか伺います。

※必要に応じて、【別紙】を作成し、起案の「経緯」「必要性(事業計画、法令、規則等のどこに資するか)」「メリット」を説明したものを記載して添付します。
※発議起案の場合、伺い文に起案が必要となる根拠を記載することが大事

【起案時の注意点】よくあるミスの事例

起案時によくあるミスの事例は次の通りです。

よくあるミスの事例
1 前例をコピペし、「接受文書の日付・文書番号」「施行先の氏名」「施工者」などの修正を忘れている。→最も多いミス。
2 前例に誤りがあるのを気づかず、そのままコピペして流用。→前例であっても誤りがないか、関連する事業計画、法令、規則類をしっかり確認
2 保存期間が間違っている。→「文書管理規則」「文書分類表」等でしっかり確認
3 回付先(特に最終決裁者や合議先) に誤りがある。→自己判断せず、職務権限規則等でしっかり確認。

特に、根拠となる事業計画、法令、規則等を理解せずに前例通りに起案するのはミスの元になるので注意しましょう。

関連ページ
1 【公務員入門】起案・財務会計・事務の基礎
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